Vernissage à SQLI Nantes, ou la réunion d'agence autrement

La réunion d’agence classique

Généralement, une réunion d’agence classique se déroule en deux temps. C’est d’abord une grande messe d’une heure voire plus, animée par la direction, le management et le commerce. On y aborde sur une trentaine de slides la stratégie du groupe, les succès de l’agence avec des chiffres, beaucoup de chiffres.

Que celui qui n’a pas jamais regardé sa montre pendant cette première partie me jette la première coupette ! Car la deuxième partie de la réunion est souvent la plus festive et conviviale, celle que tout le monde attend :  le cocktail dinatoire où chacun vient prendre sa coupette de champagne et picorer les quelques petits fours.

Évidemment, les collaborateurs qui se connaissent déjà pour avoir déjà travaillés ensemble se réunissent en petit comité. Difficile alors pour un nouveau collaborateur  de s’introduire dans un groupe.

Résultat, il y a aura eu que peu de questions en plénière. Poser une question pertinente devant 60 personnes n’est pas chose aisée pour tout le monde. Une information descendante nécessaire mais sans véritablement de feedback pour la direction.

Et si on essayait un autre format ?

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Le vernissage

Le principe du vernissage est d’améliorer la visibilité de l’activité de l’agence, l’occasion aussi de rencontrer de nouveaux collègues animés par les mêmes centres d’intérêts sur une thématique donnée. L’idée générale est donc de présenter de manière informelle ces thématiques sous la forme de petits stands de 6 à 10 participants et qu’ils soient animés par un collaborateur artiste ! Le vernissage permet également de mettre à l’honneur nos artistes collaborateurs ou stagiaires.

Objectif zéro slide !

Comme pour un vernissage, nous ne visualisons pas de slides sur un projecteur. Les slides sont imprimées en grand format (A3 voire A2)  et affichées au mur.

L’organisation

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Demandez le programme !

Une fois le principe validé par la direction,  nous nous sommes lancés dans un mini brainstorming et avons décidé, à la manière d’une conférence, d’organiser des stands autour des différentes activités et pôles que constituent l’agence. L’engouement pour ce nouveau format a été tel, que nous avons pu identifier 8 thématiques : la direction, le RH, le pôle conseil, le pôle big data, le pôle architecture, le pôle front end, le projet agence connectée, les POCs réalisés à l’agence, les travaux des stagiaires. Le programme était donc très riche, avec près d’une trentaine de sujets.

Bien entendu, il ne s’agissait pas d’exclure le message que souhaitait porter la direction. La direction et le management auront également un stand au milieu de l’agence!

Le programme a été imprimé pour chaque collaborateur mais également porté sur l’application mobile Event qui avait déjà été développée par l’agence.

Nous n’avions évidemment pas oublié les petits fours…

Gamifier la soirée

Afin que tout le monde ait envie d’aller découvrir un maximum de stands, nous avons décidé de réutiliser notre application Quiz afin de faire gagner au plus assidu d’entre nous un beau cadeau !

A chaque stand, chaque collaborateur artiste distille des informations précieuses afin de répondre au quiz organisé à l’occasion.

C’est parti ! L’arrivée des collaborateurs

A son arrivée, le collaborateur s’est vu recevoir le programme de la soirée, un verre d’accueil, un goodie (un chargeur de téléphone) et quelques consignes, le tout orchestré par le directeur d’agence qui a bien voulu se prêter au jeu.

Brisons la glace : Le réseau social…en papier

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Un des intérêts d’une réunion l’agence étant de faire mieux connaissance, nous avons alors préparé un réseau social… en papier. Chaque collaborateur a été invité à se prendre  en photo à l’aide d’un polaroid, puis à remplir une fiche de type Facebook (mes centres d’intérêts, ma formation…). Le collaborateur pouvait alors placer  sur un grand Brown Paper sa carte profil avec sa photo puis tracer des liens professionnels et extra professionnels entre les fiches déjà collées.

Le déroulé

vernissage agence déroulé

Chaque intervention a été minutée à 20 minutes avec une pause toutes les 40 minutes. Au coup de sifflet du timekeeper les collaborateurs ont pu changer de stand et rencontrer d’autres artistes.

Au stand stand IOT, on a pu voir du live coding pour programmer des MBOT , LEDs et même la nouvelle imprimante 3D…

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Le stand RH a fait tourner une roue comme pour le jeu de la fortune. Chaque secteur  de la roue correspondait  à une  thématique RH ou une question pratique sur l’organisation de l’agence.

vernissage agence roue vernissage agence architecture

La direction et les managers se trouvaient en place centrale de l’agence tandis que le pôle architecture avait improvisé un comptoir avec une affiche A1.

Et le budget ?

Si l’on compte uniquement le budget consacré à une location de salle et à la restauration, ce genre de réunion organisée dans les locaux de l’agence coûte évidemment moins cher.

Néanmoins, il ne faut pas sous-estimer le temps de préparation des artistes (préparation des slides papier, discours, répétition), mais le jeu en vaut la chandelle car elle permet de marquer les esprits et resserrer les liens entre les collaborateurs de l’agence.

Le retour de la soirée vernissage : La matrice FUN/LEARN

vernissage agence retour

Le tableau ci-dessus,  permet de recueillir le feedback à chaud. Chaque participant a pu positionner une gommette sur un graphique où figure en abscisse LEARN (ce que j’ai appris) et en ordonnée FUN (j’ai pris du plaisir). Un retour donc très positif de l’expérience qui sera très certainement à réitérer et pourquoi pas, à étendre avec des clients.

Auteur : Gilles Brieux, Consultant SQLI Nantes

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