4 points essentiels pour aborder Office 365 sereinement

Visuel office 365

On constate souvent différents niveaux de maturité au sein des différentes organisations que l’on accompagne. Le niveau de maturité dépend très clairement de la façon à laquelle Office 365 se présente à elles. Est-ce pour rationnaliser des achats de licences Office et ainsi profiter du produit pour enrichir leur catalogue applicatif ? Au contraire, le client est-il plutôt confronté à une décision hiérarchique qui lui impose l’outillage ? Ou est-ce encore l’envie de simplifier les usages et d’offrir un poste de travail nouvelle génération répondant aux besoins de sédentarité comme de mobilité ?

1. La découverte du produit Office 365

Notre rôle est alors de proposer une découverte de l’outillage dans son aspect le plus généraliste. Pas question de s’attacher à des détails qui noieraient notre auditoire dans la confusion la plus totale, il faut d’abord rassurer nos interlocuteurs sur ce qui existe. Nous parcourons donc l’ensemble de l’outillage avec le but avoué de déclencher l’envie, et peut-être commencer à recueillir des cas d’usages qui se présenteront naturellement.

Il faut rester garants des usages attendus par les clients mais aussi enrichir certaines idées afin d’exploiter pleinement l’outillage. La connaissance de l’outil permet de mener des ateliers d’idéation qui apportent une réelle valeur ajoutée aux cas d’usages demandés ou identifiés.

 

2. La gouvernance

L’arrivée d’un nouvel outillage doit être réalisée de manière raisonnée et pragmatique. Cet accompagnement ne peut se faire sans la mise en place d’un plan de gouvernance dressant les contours des usages et son déploiement. Il faut définir clairement les différents acteurs du projet, les rôles et responsabilités ainsi que le planning. En bref, mener un projet informatique à bien !

L’actualité fait que certains sujets seront abordés naturellement, comme l’approche RGPD.

Il ne faut pas hésiter à frustrer les utilisateurs dans un premier temps, afin de permettre leur montée en compétence et éviter l’éparpillement !

Visuel blog techno

 

3. L’aspect technique

Pour garantir le bon fonctionnement de l’outil, il faut savoir accompagner les équipes IT pour résoudre les différentes problématiques imposées par sa mise en place. Comment l’authentification et l’identité de l’utilisateur sont-elles gérées ? Comment pouvons-nous déployer des scénarios d’hybridation afin de compléter et enrichir l’infrastructure avec les services cloud proposés ? Comment sécuriser l’utilisation de ces services (accès, sauvegardes, etc.) ? Toutes ces questions trouveront réponse au travers de différents ateliers d’architecture qui permettront un accostage efficace et sûr avec le système d’information.

 

4. La projection vers l’avenir

La suite est en place. Il fait maintenant partie de la vie quotidienne des utilisateurs qui se sont familiarisés et l’ont dompté. Et ensuite ? Office 365 étant en bouillonnement continu, il faut pouvoir apprécier le futur, les évolutions à venir, les fonctionnalités qui seront dépréciées. L’accompagnement n’est donc pas terminé : il est nécessaire de rester force de conseils et proposer une la méthodologie à adopter afin de consulter la roadmap de Microsoft qui est transparente et régulièrement mise à jour, ou bien pour demander des évolutions sur des fonctionnalités manquantes.

Pour finir, il est impossible de résumer un vrai plan d’accompagnement Office 365 en quelques mots. La richesse de l’outil et des différents usages fait qu’il faut changer de prisme à chaque nouvelle mission. Ce qui rend notre intervention passionnante car chaque mission est différente et riche de rencontres !

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