Aborder la migration de sa plateforme Sharepoint - Partie 2

Planifier la migration : établir une stratégie gagnante

La phase de planification est une étape clé dans la réussite du projet. Elle conduit à la mise au point d’une réelle stratégie de migration venant s’inscrire dans un plan de migration.
En fonction du contexte de l’organisation, des objectifs définis et des contraintes existantes, la stratégie de migration sera très différente d’un projet à l’autre.

etablir une strategie gagnante

Mais ce qui importe c’est d’établir cette stratégie, et ainsi augmenter les chances d’atteindre les objectifs fixés !

Cette stratégie doit s’appuyer sur une analyse solide de l’existant et sur la connaissance du contexte de l’organisation. L’analyse de l’existant est double : quantitative et qualitative. L’objectif est de cartographier les contenus à migrer, de juger du niveau de customisation des différentes fonctionnalités et d’anticiper au maximum les éléments bloquants pour la migration.

L’analyse quantitative consiste à inventorier la plateforme SharePoint sur la base d’un script (PowerShell) ou éventuellement d’autres outils à disposition. Un script PowerShell présente l’avantage de la flexibilité et de l’évolutivité.
Le résultat de l’inventaire peut se présenter sous forme de fichiers CSV qui peuvent facilement être consolidés et exploités dans Excel. Il contient les informations relatives aux artefacts SharePoint : sites, features SharePoint, listes et bibliothèques de documents, types de contenu, éléments de liste, documents, permissions, etc.
Plus les données remontées sont exhaustives, plus l’analyse sera juste et pertinente !
Il faut noter que la mise au point d’un script d’inventaire est un investissement certes, mais il peut tout à fait être réutilisé dans d’autres buts, par exemple monitorer une plateforme pour vérifier la conformité des contenus avec des règles de gouvernance.

L’analyse qualitative peut être menée parallèlement à l’inventaire et requiert une expertise SharePoint. Elle se concentre sur les composants ou fonctionnalités qui nécessitent des adaptations techniques voire une refonte complète. Les raisons invoquées à ces adaptations sont multiples : problème de migrabilité[1], non-respect de certains prérequis techniques liés à la plateforme cible, évolutions fonctionnelles, non-respect des bonnes pratiques établies.

Le contexte de l’organisation est également un point à prendre en compte.
Il est tout d’abord important d’avoir une vue claire sur l’utilisation de la plateforme.
Plusieurs questions se posent alors :
Quels sont les utilisateurs actifs ? Comment s’authentifient-ils ? Quelles sont les applications ou contenus les plus utilisés ?
Par ailleurs, il faut déterminer quels sont les contenus à conserver ou supprimer, lister les applications en présence, identifier celles qui peuvent poser des problèmes de migration, celles qui seront redéveloppées, celles qui n’ont plus de valeurs ajoutées par rapport au standard, connaître l’infrastructure cible si elle est définie, etc.
Enfin, il faut tenir compte du contexte externe à la plateforme : y-a-t-il des applications/contenus qui nécessitent une exigence particulière car fortement visible ou utilisés par de hauts responsables ? La direction a-t-elle une volonté de rupture avec l’existant ou au contraire est-elle plutôt conservatrice ? Etc.

A ce stade, l’équipe projet dispose d’une réelle base de travail pour définir des choix techniques et stratégiques quant à la manière de migrer la plateforme. Il est bien évidemment difficile de donner une méthodologie et des règles précises pour déterminer une stratégie. Mais voici quelques exemples de choix stratégiques qui peuvent être décidés dans un contexte donné :

  • Constat : l’inventaire de la plateforme montre qu’une grande partie des contenus d’une application n’ont plus été modifiés depuis 5 ans. De surcroît, nombre de ces contenus présentent des permissions spécifiques sans que cela soit clairement documenté.
    Contexte : il existe une réelle volonté du département IT de profiter de la migration pour nettoyer les contenus obsolètes et renforcer des nouvelles règles de gouvernance.
    Action stratégique : il est alors décidé d’impliquer les responsables métiers pour déterminer les actions à prendre concernant ces contenus, à savoir ‘migration’, ‘suppression’ ou ‘archivage’. Techniquement, une orientation est prise pour utiliser un outil de migration SharePoint tiers, qui donne la possibilité de filtrer les contenus à migrer sur la base de métadonnées. Les contenus qui n’ont pas été modifiés depuis 5 ans seront archivés. Les contenus transférés vers la plateforme cible se verront réappliquer des permissions standard.
  • Constat : lors de l’analyse de la plateforme SharePoint, les experts constatent qu’une application est très complexe et présente d’importants développements non standards. D’autre part, cette application repose sur un moteur de recherche tiers pour indexer ses contenus et les restituer.
    Contexte : L’application est peu performante. Une volonté générale de la direction est de limiter les coûts de maintenance jugés trop onéreux.
    Action stratégique : La plateforme cible est SharePoint 2013. Il est décidé une refonte complète de l’application, pour utiliser le moteur de recherche standard considéré mature et performant. L’application sera fondée sur une approche search-driven, et utilisera la librairie de développement cliente SharePoint. Une fois l’application redéveloppée, seul les contenus seront migrés, au travers d’un produit tiers.

Concernant la migration SharePoint, la méthode standard appelée « Database Attach Upgrade » est choisie du fait qu’elle permet de reconduire les instances de workflows en cours, ce qui n’est pas le cas des outils de migration présents sur le marché.

  • Constat : Les résultats de l’analyse d’une plateforme SharePoint 2010 montrent une utilisation exclusivement collaborative : seul le modèle de site d’équipe a été utilisé, aucune personnalisation graphique n’est détectée, il n’y a pas de workflows configurés.
    Par ailleurs, les documents gérés dans ces espaces collaboratifs ne sont pas confidentiels.
    Contexte : La DSI est plutôt avant-gardiste et pousse pour une plus forte utilisation des nouvelles technologies. Elle souhaite également une plus grande maîtrise des coûts d’exploitation.
    Action stratégique : L’équipe projet soumet le choix à la DSI d’une migration vers Office 365, et suite à un POC, ce choix sera retenu. L’utilisation d’un outil de migration tiers est adoptée car l’approche standard n’est techniquement pas possible vers une migration sur O365.

En résumé, cette phase d’analyse et de compréhension du contexte dans lequel on se trouve est primordiale. Elle doit conduire à l’établissement d’un plan de migration, dans lequel sont spécifiés des choix technologiques, méthodologiques et organisationnels.

[1] Néologisme, capacité à être migré.

 

Didier Cacciola

Spécialiste Net/SharePoint Specialist – SQLI Suisse

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