Aborder la migration de sa plateforme Sharepoint - Partie 1

Le succès de la plateforme collaborative SharePoint n’est plus à démontrer. En une quinzaine d’années, la solution du géant américain Microsoft n’a eu cesse de gagner du terrain et est aujourd’hui largement utilisée au sein des entreprises. C’est ainsi que SharePoint 2016 est sorti au mois de mai 2016, succédant aux versions 2001, 2003, 2007, 2010 et 2013.  

Il est vrai que le produit peut séduire de part ses nombreux atouts.

En effet, SharePoint adresse de nombreux domaines d’utilisation : portail Intranet ou Extranet, outil de travail collaboratif, plateforme de gestion électronique de documents (GED), solution de gestion de contenu (CMS), moteur de workflow, etc.
Sur le plan technique, il s’intègre pleinement avec la suite bureautique MS Office et les outils de communication Exchange et Skype for Business. Son architecture extensible lui permet de supporter divers scénarios d’authentification et de s’adapter aux contraintes de haute disponibilité ou de montée en charge.
Enfin, du point de vue de l’offre, SharePoint se décline en version Server (On-Premise) et en mode SAAS (Software As A Service) avec SharePoint Online (faisant partie intégrante de Office 365), les deux versions pouvant être utilisées conjointement en mode hybride.

Mais ces usages de plus en plus variés, la diversité des scénarios de déploiement et des architectures souvent complexes tendent à accroître la technicité de la plateforme, que ce soit pour son installation, son exploitation, ou encore sa maintenance corrective et évolutive.
Et il en est de même pour les montées de version du produit qui s’avèrent de plus en plus délicates.Auparavant (jusqu’à SharePoint 2007) il était possible de réaliser des migrations dites « In-Place » (directement sur les serveurs de la ferme), aujourd’hui la migration est graduelle, nécessitant l’installation d’une plateforme cible, et est abordée de manière bien plus complexe. 

C’est justement le propos de cet article, à savoir comment aborder la migration de sa plateforme SharePoint vers une version supérieure.

Pourquoi migrer ? Quels sont les enjeux qui se cachent derrière la migration ? En quoi la migration est plus qu’une simple opération technique ? Quelles sont les étapes clés d’un tel projet ?
Autant d’interrogations qu’il faut avoir en tête pour mener à bien sa migration…

Les motivations qui poussent les organisations à migrer leur plateforme SharePoint

Plusieurs raisons peuvent pousser une organisation à migrer sa plateforme SharePoint, parmi lesquelles on peut citer :

  • Des fonctionnalités nouvelles ou améliorées. Dans le cas de SharePoint 2016, l’ergonomie est résolument axée vers utilisateur. La navigation se fait désormais par le biais d’un « Apps Launcher » comme pour Office 365. La mobilité gagne aussi en simplicité d’utilisation avec des accès rapides vers son espace personnel OneDrive ou ses espaces favoris. La taille maximale des fichiers que l’on peut stocker dans les bibliothèques de documents passe à 10 GB…
  • Une intégration accrue avec l’écosystème Microsoft. SharePoint offre de plus en plus de passerelles vers Office 365 pour une meilleure utilisation conjointe des deux systèmes. On parle généralement d’hybridation, et cela concerne des fonctionnalités telles que la recherche, OneDrive, la navigation…
  • Une infrastructure de plateforme qui gagne en efficacité. Si l’on prend SharePoint 2016 comme exemple, le déploiement d’un serveur est simplifié par la configuration automatique des services nécessaires à un rôle donné (appelé « MinRole ») : Front-end, Application, Distributed Cache, Search, Custom et Single-Server Farm pour les environnements de non production.
  • Un support produit étendu. La fin du support de l’éditeur pour une version du produit est souvent une raison invoquée à la migration. Par exemple, Microsoft SharePoint Server 2013 avec Service Pack 1 est supporté par l’éditeur jusqu’en 2018 et 2023 dans le cas d’un support étendu.

Chaque organisation a ses motivations à migrer qui lui sont propres. Mais il est important que les objectifs qui sous-tendent la migration soient clairement établis et partagés car ils sont déterminants dans l’établissement d’une stratégie de migration.

Les enjeux de la migration

Les enjeux d’une migration sont très dépendants du contexte dans lequel on se trouve. Ils sont généralement d’ordres budgétaires, organisationnels, ou encore liés à la satisfaction utilisateur.
Il est important d’en avoir conscience car ils vont caractériser la réussite du projet.
En voici quelques-uns :

  • Garantir une offre (à minima) équivalente. C’est-à-dire reconduire le maximum de fonctionnalités pour lesquelles la plateforme est utilisée, en minimisant les fonctions dégradées et bien évidemment en corrigeant l’ensemble des régressions. Ce point est primordial car il concerne la crédibilité de l’étiquette ‘SharePoint’ et de cela dépend l’adhésion des utilisateurs. Ces derniers s’attendent naturellement à ce que la solution s’améliore avec les nouvelles versions et éventuellement qu’elle apporte de nouveaux outils ou réponde à de nouveaux besoins.
  • Favoriser l’adoption. On parle ici de fidéliser les acteurs actuels de la plateforme, mais aussi d’élargir son usage à de nouveaux utilisateurs.
  • Assurer la reprise des processus en cours. L’enjeu ici est que les usagers de la plateforme puissent retrouver les activités et les processus dans l’état où ils étaient avant la migration. Typiquement, lorsque la plateforme héberge des workflows (standards, SharePoint Designer, Nintex ou K2), la reprise des instances de workflows en cours s’avère être une contrainte forte dans les choix techniques liés à la migration.
  • Maîtriser le coût de la migration. L’enjeu est d’être en capacité d’estimer les charges de travail liées au projet et faire en sorte que sa réalisation se fasse dans le budget alloué.

Le coût d’un projet de migration dépend bien évidemment de plusieurs facteurs liés à l’existant, tels que la volumétrie des contenus ou la présence de développements spécifiques.
D’autre part, les choix stratégiques et technologiques ont également un impact à la hausse ou à la baisse sur le coût global du projet et peuvent servir de leviers.

  • Maîtriser les coûts d’exploitation future. Il s’agit là de générer du retour sur investissement sur les coûts futurs d’exploitation. En saisissant l’opportunité de la migration pour appliquer des bonnes pratiques et des standards, il est ainsi possible de réduire les charges de maintenance évolutive ou corrective et faciliter les migrations futures.
  • Accompagner le changement. Cela concerne la mise en place tout au long du projet, d’un ensemble d’actions visant à impliquer et accompagner les différents acteurs de la plateforme (utilisateurs finaux, responsables application métier, responsable IT, etc.).

 La migration est un projet

Aujourd’hui, on aurait tort de penser que la migration d’une plateforme SharePoint est une simple opération de maintenance technique. Au contraire, c’est un véritable ouvrage qui doit être abordé sous un mode projet. Et ce pour plusieurs raisons.
Tout d’abord, la migration est un projet car différentes activités doivent y être menées et organisées par phase. Il peut être considéré les phases suivantes dans un projet de migration classique :

  • Planification : phase amont qui intègre des activités d’analyses et l’établissement d’un plan de migration
  • Construction : phase de mise au point du dispositif de migration
  • Exécution : phase souvent courte dans laquelle on exécute la migration
  • Conduite du changement : phase transverse au projet

D’autre part, la migration est un projet car elle nécessite l’implication de multiples acteurs parmi lesquels chefs de projet, architectes, responsables métiers, développeurs, testeurs, etc.

Enfin, la migration est un projet car elle répond à des objectifs – certains ont été cités précédemment –  et doit intégrer des contraintes de budget, de délai et de qualité.

Auteur : Didier CACCIOLA – .Net/SharePoint Specialist – SQLI Suisse

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